Org chart là gì là vấn đề không phải ai cũng biết, nhất là những người chưa có kiến thức về quản trị doanh nghiệp. Hôm nay kinhtevn sẽ giải mã cho bạn sơ đồ tổ chức công ty là gì, các mẫu sơ đồ cơ bản nhất.
Tìm hiểu org chart là gì?
Org chart là sơ đồ tổ chức công ty, nhờ có sơ đồ này mà doanh nghiệp có thể chuẩn hóa bộ máy hoạt động. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình làm việc thống nhất từ trên xuống dưới dựa trên sơ đồ này.
Bản chất của sơ đồ công ty là bảng trực quan mô tả mối quan hệ giữa bộ phận, cấp trên và dưới trong cùng tổ chức. Ngoài org chart thì sơ đồ tổ chức công ty còn được biết đến với tên gọi Hierarchy Charts. Trong sơ đồ này, vị trí và tên nhân viên tương ứng sẽ được thể hiện bằng hình hộp chữ nhật, hình thoi, oval,… Để giúp người xem có cái nhìn toàn diện hơn nhiều sơ đồ còn có ảnh, thông tin liên hệ của người đảm nhiệm chức vụ đó.
Mục đích của org chart là gì?
Không phải ngẫu nhiên mà doanh nghiệp nào cũng xây dựng org chart, mục đích của sơ đồ công ty là:
- Sơ đồ công ty hiển thị đầy đủ cấu trúc, hệ thống thứ bậc nội bộ doanh nghiệp.
- Org chart giúp nhân viên biết được mình cần báo cáo công việc cho ai, ai là người mình cần liên hệ khi xảy ra vấn đề.
- Thông qua sơ đồ, doanh nghiệp có thể lưu giữ thông tin liên hệ nhân viên tại một file, tiện lợi cho việc sử dụng.
- Sơ đồ này cho phép các nhân viên trong công ty biết quyền và trách nhiệm có được đặt lên đúng người và việc không.
- Sơ đồ hỗ trợ bộ phận quản lý biết được lượng nhân sự của từng phòng ban, cách phân bổ nhân viên và tận dụng được nguồn lực khác hiệu quả hơn.
Các loại org chart thường gặp nhất
Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một sơ đồ tổ chức khác nhau, phù hợp với mục đích hướng tới. Sau khi tìm hiểu org chart là gì bạn cần nắm được các sơ đồ công ty được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Org chart là gì: Sơ đồ dạng phân cấp
Đây là org chart được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, cụ thể thì các vị trí trong công ty sẽ được bố trí theo từng cấp độ. Trong sơ đồ này chủ công ty sẽ là người đứng đầu, kế tiếp đó là những người quản lý cấp thấp hơn, cấp dưới cùng sẽ là nhân viên. Với sơ đồ này hầu hết nhân viên chỉ nhận việc và báo cáo với cấp trên trực tiếp của mình. Tại Việt Nam có đến 80% doanh nghiệp đang sử dụng sơ đồ này.
Org chart là gì: Sơ đồ dạng ma trận
Sơ đồ này hay được sử dụng tại các công ty cung cấp dịch vụ Outsource đạng Agency trung gian. Trong sơ đồ này tổ chức sẽ có nhiều hơn một người quản lý.
Org chart là gì: Sơ đồ ngang
Đây là một dạng sơ đồ đặc biệt do có ít hoặc không cấp quản lý cấp trung. Doanh nghiệp chỉ gồm hai cấp: quản trị viên cao nhất, công nhân, do đó người lao động có nhiều trách nhiệm hơn và tham gia trực tiếp vào đưa ra quyết định. Thường thì sơ đồ này hay được áp dụng tại các công ty quy mô nhỏ, startup trẻ.
Các bước lập org chart là gì?
Cách xây dựng org chart khá đơn giản, bạn chỉ cần tuần tự thực hiện các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu, phạm vi lập hồ sơ
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định mình muốn lập biểu đồ cho toàn bộ công ty hay bộ phận, nhóm làm việc. Việc xác định phạm vi thiết lập biểu đồ sẽ giúp doanh nghiệp xác định được số lượng sơ đồ cần lập, phục vụ các bước xác định thông tin cần thu thập.
Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành thu thập tất cả thông tin
Dựa trên phạm vi xây dựng doanh nghiệp cần lên danh sách những nhân viên có trong sơ đồ đó và tiến hành thu thập thông tin. Các thông tin cần thu thập ở đây bao gồm thông tin cá nhân, ảnh hay các thông tin bạn cho là cần thiết.
Bước 3: Doanh nghiệp lựa chọn dạng biểu đồ phù hợp
Sau khi tìm hiểu org chart là gì bạn sẽ thấy có 3 dạng sơ đồ công ty cơ bản. Trong 3 loại ấy bạn cần lựa chọn sơ đồ công ty phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình. Đồng thời doanh nghiệp cần điền những thông tin đã thu thập vào biểu đồ này.
Bước 4: Doanh nghiệp lên kế hoạch cho biểu đồ
Quy mô của công ty sẽ có sự thay đổi theo thời gian, vậy nên bạn sẽ không thể giữ org chart từ đầu tới cuối. Thỉnh thoảng bạn sẽ phải cập nhật lại sơ đồ công ty mình sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Các đặc điểm nổi bật của org chart là gì?
- Tuyến mệnh lệnh: Khi xây dựng org chart bạn phải chú ý đến tuyến mệnh lệnh. Đây chính là bộ khung tạo nên sơ đồ công ty sau này, bạn phải sắp xếp quy trình nhận lệnh mỗi cấp sao cho hợp lý nhất.
- Kiểm soát số lượng nhân sự: Nhân viên càng đông thì số lượng quản lý cũng phải tăng theo. Nhờ vậy mà công việc mới được tiến hành một cách trôi chảy và chặt chẽ.
- Quyền quyết định: Ngay từ đầu bạn cần phải xác định quyền quyết định của doanh nghiệp sẽ nằm trong tay ai.
- Chuyên môn hóa phòng ban: Thường thì các công ty lớn sẽ phải phân chia nhân sự theo phòng ban thay vì bắt nhân viên đa nhiệm như công ty nhỏ. Doanh nghiệp cần phải phân chia linh hoạt để các phòng ban có thể dễ dàng làm việc với nhau.
- Linh hoạt cách thức phân chia: Bạn có thể phân chia org chart theo sản phẩm, theo chức năng, khu vực, quy trình hoặc theo khách hàng. Doanh nghiệp cần chọn cách phân chia phù hợp nhất với phương thức hoạt động của mình.
Tổng kết
Qua bài viết này bạn có thể nắm rõ org chart là gì, cách xây dựng sơ đồ công ty hiệu quả, hợp lý. Tùy theo đặc điểm của công ty mà bạn có thể chọn lựa các loại sơ đồ khác nhau.
