Purchase là gì là thuật ngữ bạn cần tìm hiểu khi khám phá các vị trí trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây từ kinhtevn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này, cũng như khám phá sâu hơn vai trò của người đảm nhận vị trí purchase.
Tìm hiểu purchase là gì?
Hiểu một cách đơn giản thì purchase dịch sang tiếng Việt là thu mua. Đây là quá trình mà một doanh nghiệp hay cá nhân dùng để có được hàng hóa hay dịch vụ nhằm thực hiện các mục tiêu của mình. Để có được hàng hóa mình cần với mức giá tốt nhất bạn cần thiết lập quy chuẩn trong quá trình mua hàng.
Trên thực tế purchase là một phần của quá trình Procurement. Quy trình này sẽ bao gồm các bước như: lập kế hoạch, xác định tiêu chuẩn, chất lượng hàng, lựa chọn nhà cung cấp, phân tích giá trị, phân tích tài chính. Ngoài ra bạn cũng cần đàm phán và thương lượng giá cả, soạn hợp đồng, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, thanh toán quốc tế đồng thời tiến hành các công việc khác.
Vai trò của vị trí purchase là gì?
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm cao thì có thể cử riêng một nhân viên hoặc một vài nhân viên đảm nhiệm vị trí purchase. Họ sẽ chịu trách nhiệm mua sắm tất cả mọi thứ trong công ty, từ văn phòng phẩm cho đến nguyên liệu thô để sản xuất.
Nếu công ty có một nhóm nhân viên đảm nhiệm vị trí purchase thì cần cắt cử thêm một trưởng phòng thu mua. Trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ phê duyệt đề xuất của các nhân viên cấp dưới, chịu trách nhiệm với lãnh đạo về những gì cả phòng đã mua.
Sự khác biệt giữa Procurement và purchase là gì?
Như đã nói ở trên purchase chỉ là một bước của Procurement, quy trình này gồm các bước như:
- Lập kế hoạch: Doanh nghiệp cần lên kế hoạch xem trong tháng tới mình cần mua sắm những gì, sau đó gửi cho phòng thu mua. Thường thì việc này sẽ do phòng kế hoạch của công ty thực hiện.
- Xác định tiêu chuẩn, chất lượng hàng: Bạn cần xác định xem tiêu chuẩn hàng hóa mình cần là cao hay thấp, thường thì phần này cũng do phòng kế hoạch soạn thảo.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Dựa trên yêu cầu từ các phòng ban phòng thua mua sẽ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Phân tích giá trị, phân tích tài chính: Phòng thu mua cần phải phân tích xem báo giá của các nhà cung cấp có hợp lý hay không, có xứng với giá trị hàng hóa mang lại.
- Đàm phán và thương lượng giá cả: Phòng thu mua cần thương thảo với bên nhà cung cấp để nhận về mức giá hợp lý nhất, đặc biệt là khi thu mua với số lượng lớn.
- Soạn hợp đồng: Sau khi hai bên đã thống nhất số lượng hàng hóa, giá cả thì cần ký kết hợp đồng để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên. Hợp đồng này sẽ do nhân viên pháp lý soạn thảo vì nó đòi người người làm phải có kiến thức pháp luật chuyên sâu.
- Mua hàng: Phòng thu mua tiến hành mua hàng.
- Quản lý hàng tồn kho: Sau khi hàng hóa được thu mua, quản lý kho sẽ thống kê, kiểm kê hàng hóa.
- Thanh toán quốc tế: Nhiệm vụ này được bộ phận kế toán, nếu hàng hóa nhập từ nước ngoài thì kế toán cần tiến hành thanh toán quốc tế.
Như bạn có thể thấy nhân viên thu mua chỉ làm một phần việc trong quá trình Procurement. Trong quá trình này nhân viên thu mua sẽ nhận được sự hỗ trợ từ nhân viên kế hoạch, thủ kho, kế toán, pháp lý…
Các nguyên tắc trong purchase là gì?
- Đúng chất lượng: Bạn cần mua đúng chất lượng nguyên vật liệu.
- Đúng số lượng: Bạn cần mua nguyên vật liệu với số lượng phù hợp.
- Đúng thời gian: Bạn cần cung cấp tài liệu vào đúng thời điểm.
- Đúng giá: Bạn cần mua tài liệu với giá phù hợp.
- Đúng nguồn hàng: Bạn cần mua tài liệu từ đúng nguồn.
Vị trí purchase tại các nhà máy tại Việt Nam
Hầu hết các nhà máy tại Việt Nam đều cần vị trí nhân viên thu mua. Đây là người chịu trách nhiệm thu mua các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, máy móc cũng như những hàng hóa, dịch vụ cần thiết khác khác nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất.
Trên thực tế chiến lược kinh doanh của một doanh nghiệp không chỉ xoay quanh hoạt động marketing cũng như bán hàng mà còn chịu ảnh hưởng bởi quá trình thu mua. Hiệu quả purchase sẽ quyết định sự thành công cũng như lợi nhuận đạt được của mỗi doanh nghiệp.
Công việc purchase trong nhà máy đòi hỏi bạn phải có kiến thức sâu rộng về hàng hóa, giá cả trên thị trường, đồng thời hiểu rõ về sản phẩm của doanh nghiệp. Khi tìm kiếm nguồn hàng hay tìm hiểu nhà cung cấp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng xem có hiệu quả hay không. Bên cạnh đó bạn cần dựa trên những thông tin đã tìm hiểu để đề xuất chính sách cũng như điều kiện hợp tác phù hợp với từng nhà cung cấp.
Ngoài việc tìm nguồn hàng và khảo sát giá, bạn còn phải chăm chỉ cập nhật tin tức và xu hướng của thị trường. Các thông tin bạn cần cập nhật bao gồm: nhà cung cấp nào đang gặp sự cố, nhà nước có chính sách gì mới hay không,… Khi kịp thời nắm bắt các biến động trên thị trường bạn sẽ đưa ra các quyết định thu mua và tích trữ hợp lý.
Vai trò của purchase trong các nhà máy là mua hàng với mức giá và chất lượng tốt nhất. Đồng thời bạn cũng phải đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Do đó bạn cần nhanh nhẹn, nhạy bén cũng như xử lý công việc thật tốt để không làm trì trệ quá trình sản xuất.
Trong công ty các vị trí purchase là gì?
- Giám đốc, trưởng phòng thu mua: Đây là người chịu trách nhiệm quản lý cũng như giám sát toàn bộ hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp.
- Nhân viên thu mua và nhân viên hành chính: Đây là người có trách nhiệm hỗ trợ cũng như làm việc theo sự phân công của Giám đốc, Trưởng phòng.
Tổng kết
Sau khi tìm hiểu purchase là gì hẳn bạn sẽ thấy đây là một nghề nghiệp tiềm năng. Bạn hoàn toàn có thể ứng tuyển vào vị trí này nếu thấy mình có đủ năng lực.
