Workload là gì là một trong những thuật ngữ bạn cần biết khi giải quyết công việc. Kinhtevn sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về thuật ngữ này cũng như cách quản lý công việc hiệu quả, ai cũng có thể áp dụng.
Tìm hiểu Workload là gì?
Hiểu một cách đơn giản thì Workload là khối lượng công việc mà một cá nhân hay một nhóm phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nó thường được đo bằng số lượng công việc, dự án hay nhiệm vụ mà một người hay một nhóm phải thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Khoảng thời gian này có thể tính theo một tuần, một tháng hoặc một quý.
Workload có thể bao gồm những nhiệm vụ hàng ngày, công việc dự án, deadline cụ thể hoặc các yêu cầu công việc khác. Nó có thể được tính theo thời gian, khối lượng công việc hay mức độ phức tạp của công việc.
Quản lý workload là quá trình phân chia cũng như quản lý công việc một cách hợp lý để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn đồng thời đạt được hiệu suất làm việc tối đa. Bạn nên học cách quản lý Workload để có thể dễ dàng gặt hái thành công trong công việc.
Cách quản lý Workload là gì?
Sau khi tìm hiểu Workload là gì bạn cần phải học cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp hay bạn có thể xem xét và áp dụng cho bản thân mình:
Cách quản lý Workload là gì: Tập trung làm việc trước thời hạn
Ngay từ khi được giao nhiệm vụ bạn cần cố gắng hoàn thành nó trước thời hạn được giao. Ví dụ công việc được giao trong vòng 60 phút thì bạn nên phấn đấu hoàn thành nó trong khoảng 45 phút mà thôi. Nếu việc được giao trong ngày hôm nay thì bạn đừng để nó dây rớt sang ngày hôm sau.
Cách quản lý Workload là gì: Sắp xếp công việc khoa học
Để hoàn thành các công việc được giao bạn cần sắp xếp chúng một hãy hợp lý. Đầu tiên bạn cần xác định công việc nào quan trọng nhất để ưu tiên thực hiện nó trước. Sau khi đã có một danh sách công việc được xếp theo thứ tự ưu tiên thì bạn cần tính toán thời gian hoàn thành từng đầu mục công việc này. Hãy cố gắng hoàn thành công việc trong khoảng thời gian mình đã vạch ra ban đầu.
Khi bạn đang bận việc mà sếp vẫn giao việc thêm thì bạn nên hỏi rõ tầm quan trọng của nó. Nếu nó không quan trọng bạn có thể xếp nó vào vị trí cuối cùng. Còn nếu nó quan trọng thì bạn có thể chen ngang công việc và xếp lùi các công việc phía sau.
Cách quản lý Workload là gì: “Đa nhiệm” phù hợp với năng lực
Có nhiều người cho rằng một cá nhân càng đa nhiệm càng tốt. Tuy nhiên, quan điểm này không phải lúc nào cũng đúng bởi lẽ việc một cá nhân có nên đa nhiệm hay không còn tùy thuộc vào năng lực của họ.
Trước tiên, đa phần chúng ta chỉ được đào tạo chuyên sâu trong một chuyên môn cụ thể. Nếu được giao phần việc không phải chuyên môn của mình bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian, công sức để trau dồi các kiến thức, kỹ năng mới.
Thứ hai mỗi người chỉ có 24 giờ trong ngày, nhiều khi công việc chính đã chiếm hết thời gian làm việc. Chính vì thế nếu họ cố gắng làm thêm các công việc ngoài chuyên môn thì chất lượng toàn bộ công việc sẽ bị ảnh hưởng.
Do đó các doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem mình có nên để nhân viên làm việc đa nhiệm hay không. Nếu năng lực nhân viên có hạn, cộng với thời gian làm việc chính đã chiếm phần lớn thời gian thì bạn không nên cho họ làm đa nhiệm nữa.
Ngược lại nếu nhân viên có năng lực, muốn học hỏi thêm nhiều công việc khác bạn có thể cho họ làm đa nhiệm. Nếu họ hoàn thành tốt tất cả công việc được giao bạn có thể yên tâm giao việc cho họ, đồng thời tăng thêm lương để họ làm việc tốt hơn.
Cách quản lý Workload là gì: Sử dụng Phần mềm quản lý công việc
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay bạn có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng để thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn. Hiện nay có khá nhiều phần mềm giúp bạn quản lý công việc, ví dụ như Getfly CRM. Người quản lý có thể giao công việc cho nhân viên của mình thông qua phần mềm này.
Nhờ sử dụng phần mềm mà người quản lý có thể dễ dàng giao công việc, theo dõi trực quan tiến độ cũng như tỷ lệ hoàn thành công việc đơn giản và nhanh chóng. Nhờ đó người quản lý sẽ kiểm soát hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên, phòng ban.
Bên cạnh đó Getfly còn hỗ trợ bạn trong việc nhắc lịch hẹn công việc. Như vậy công việc sẽ được tiến hành trôi chảy, đúng tiến độ, tối ưu năng suất làm việc của cả công ty.
Tổng kết
Qua bài viết trên đây bạn có thể hiểu được Workload là gì cũng như cách quản lý công việc hiệu quả nhất. Nếu không quản lý được công việc của mình bạn sẽ rất khó có cơ hội thăng tiến trong công việc. Chính vì thế bạn nên nhanh chóng cập nhật cho mình những bí quyết quản lý công việc hữu ích nhất ngay từ bây giờ.
