Check là gì, vai trò của chức năng kiểm tra,… là những thông tin cơ bản bạn cần tìm hiểu hiểu khi muốn quản lý chất lượng. Hôm nay kinhtevn sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu về các kiến thức cơ bản này.
Tìm hiểu check là gì?
Check là thuật ngữ tiếng Anh, dịch sang tiếng Việt là kiểm tra. Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát hiện những sai lệch để đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra ban đầu.
Lý do doanh nghiệp cần check là gì?
Chức năng kiểm tra bao gồm việc đo lường đồng thời điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo các mục tiêu của tổ chức đã được đặt ra trong kế hoạch được hoàn thành. Trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ hay xảy ra những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến khiến doanh nghiệp đi chệch hướng khỏi kế hoạch hoặc hoàn thành kế hoạch không đúng tiến độ.
Do đó nhà quản lý cần thực hiện chức năng kiểm tra để dự đoán và phát hiện những trục trặc có thể nảy sinh, đồng thời đưa ra biện pháp khắc phục đưa tổ chức hoàn thành mục tiêu của kế hoạch đã đề ra. Nhìn chung kiểm tra là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý, dù là nhà quản lý cấp cao hay là các nhà quản lý cấp cơ sở.
Vai trò của chức năng check là gì?
- Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao thông qua việc xác định lại những nguồn lực của tổ chức. Bạn phải trả lời các câu hỏi như ở đâu, ai sử dụng, sử dụng như thế nào để từ đó sử dụng hiệu quả hơn những nguồn lực này.
- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá chính xác mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân đồng thời đưa ra biện pháp khắc phục.
- Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra những quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý cũng như hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra chức năng kiểm tra sẽ giúp tổ chức theo sát cũng như ứng phó với sự thay đổi của môi trường
Phân loại chức năng check là gì?
Sau khi tìm hiểu check là gì bạn phải tìm hiểu thêm cả cách phân loại công tác kiểm tra,
Phân loại check là gì: Kiểm tra đồng thời
Hình thức kiểm tra đồng thời phổ biến nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision). Khi một nhà quản lý xem xét trực tiếp những hoạt động của nhân viên dưới quyền, nhà quản lý đó có thể đánh giá kết quả công việc của nhân viên đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót nếu xảy ra.
Phân loại check là gì: Kiểm tra phản hồi
Kiểm tra phản hồi tập trung vào các kết quả đã thực hiện, xác định những trục trặc đã phát sinh để sửa chữa những trục trặc đó. Ngoài ra bạn phải đề ra những biện pháp phòng ngừa trong tương lai.
So với kiểm tra lường trước và kiểm tra đồng thời thì kiểm tra phản hồi sẽ có các ưu điểm nổi bật như: Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để cải tiến chất lượng lập kế hoạch. Ngoài ra nó còn cung cấp các thông tin cần thiết cho nhân viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình. Từ đó doanh nghiệp có thể cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
Tuy nhiên hạn chế của kiểm tra lường trước là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót. Ngoài ra thì nó có thể xảy ra sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra.
Phân loại check là gì: Kiểm tra lường trước
Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra diễn ra trước khi hoạt động thực sự diễn ra. Kiểm tra lường trước sẽ dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. Các nhà quản lý cần hệ thống kiểm tra lường trước để có thể nắm chắc các vấn đề nảy sinh trước khi thực hiện kế hoạch. Đồng thời doanh nghiệp có thể đối chiếu với kế hoạch và kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần thấy cần thiết.
Có thể kể đến một số kỹ thuật kiểm tra lường trước như:
- Dự báo doanh số kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng (sales promotion) để tăng cường doanh số kỳ vọng của công ty đối với một sản phẩm.
- Phương pháp sơ đồ mạng lưới hay còn gọi là kĩ thuật duyệt xét và đánh giá chương trình giúp nhà quản lý lường trước các vấn đề phát sinh trong các lĩnh vực chi phí. Ngoài ra nó sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ thời gian, đồng thời có biện pháp ngăn chặn ngay từ đầu các hao phí về tài chính hay về thời gian.
- Hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt hay mức dự trữ hàng hóa.
- Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật công trình, giả sử như kiểm tra nhiệt độ trước khi luồng nước chảy ra vòi.
- Kiểm tra lường trước trong những hệ thống phản ứng của con người.
Tổng kết
Sau khi tìm hiểu check là gì bạn sẽ biết rằng đây là một thao tác quan trọng trong việc quản trị chất lượng. Để phòng ngừa rủi ro xảy ra, ngăn chặn thiệt hại về mặt tài chính thì bạn bắt buộc phải tiến hành công tác kiểm tra.
